设为首页  |  加入收藏
 本站首页 | 部门概况 | 通知公告 | 办事流程 | 校务公开 | 规章制度 | 工作动态 | 学习园地 
现在是:
推荐浏览
· 部门职责 2013/12/03
· 新乡职业技术学院2019届毕业生就业... 2019/12/26
· 市长的贺信来了!打开看看? 2019/12/26
· 新乡职业技术学院2020年度学生教材... 2019/12/26
· 关于2020年元旦放假安排的通知 2019/12/23
站内检索  
 
当前位置: 本站首页>>规章制度>>正文
 
新乡职业技术学院档案管理办法
2011-12-14 16:53   审核人:

新乡职业技术学院文件

 

新职院201157                  

 

 

新乡职业技术学院档案管理办法

 

第一章      

第一条  为进一步加强学院档案工作,提高档案管理水平,更好的发挥档案在学院各项工作的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《河南省档案管理条例》、《普通高等学校档案管理办法》等,结合我院实际,制定本办法。

第二条  本办法所称档案,是指学院在从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动中直接形成的对学院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条  学院档案记录和反映了学院建立、建设和发展的历史过程,是学院各项工作的重要组成部分,是评估和衡量学院教育质量和管理水平的重要依据,它为学院教学、科研管理水平的提高创造了必要条件,是反映和维护学院历史面貌的一项重要工作,是办好学院的重要基础工作。

第四条  为确保档案齐全完整、系统安全和便于开发利用,除干部人事档案外,各门类、不同载体的档案实行集中统一保管。任何单位和个人不得将应归档的文件材料据为已有或者拒绝归档。

第二章       管理机制与机构职能

第五条  为实现档案管理工作规范化、制度化、标准化、科学化,学院设立以分管档案工作领导小组为主任委员,各业务部门(单位)负责人为委员的档案工作委员会,加强对全院档案工作的领导、审议及督促各项档案法律法规的实施,研究档案工作中的重大问题,协调学院档案工作的顺利开展。

第六条  学院综合档案室是档案工作的职能管理部门,由学院党政综合办公室领导,办公室主任兼档案室主任,业务上接受上级档案行政管理部门的指导、监督与检查。

第七条  学院档案室的主要职责是:

1、负责制定全院档案工作规划和档案工作的规章制度,并组织实施。

2、负责全院档案业务工作的监督、指导、检查及档案业务培训、档案宣传和档案利用工作。

3、负责接收(征集)、整理、分类、鉴定、统计、保管全院的各类档案及有关资料。

4、负责编辑档案参考资料,开发档案信息资源。

5、开展档案信息网络工作的整体化建设,进行档案信息交流,开展档案学术研究和交流活动。

6、完成上级有关部门和院领导交办的其他工作。

第八条  学院各部门、各基层单位必须加强对档案工作的领导,切实将档案工作纳入到本单位发展规划、工作计划、管理制度和有关人员的职责中,在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作。各部门、各单位负责人分管本部门(单位)的档案工作,配备一名档案专(兼)职人员具体负责本部门(单位)应归档文件材料的收集、整理、立卷和移交工作。

第三章       归档范围和时间要求

第九条  归档范围:学院建立和完善文件材料的立卷归档制度。将本部门(单位)在工作活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料收集齐全归档,归档范围按照《新乡职业技术学院档案归档范围和保管期限表》落实。

第十条:归档时间:党群、行政文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档;教学类文件材料应在当年的暑期前归档;设备仪器类文件材料在设备开箱验收或接收后即时登记,安装调试后存档;科研类文件材料应在成果鉴定、评审后归档;基建类文件材料在工程竣工验收后归档;会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档,保管一年后向档案部门移交。如有特殊情况,也可以分阶段归档;其它档案活动结束随时归档。

第十一条  归档要求

1、整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律,保持其有机联系,并符合有关标准、规范要求。

2、归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。文件材料归档后不得更改。

3、非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。

4、具有永久、长期保存价值的电子文件,必须形成一份纸质文件归档。

5、归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。

6、归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。

7、两个以上单位合作完成的项目,主办单位保存全套文件材料,协办单位保存与承担任务相关的正本文件。

8、特别珍贵的档案,从安全与保管条件等方面考虑,可以随时归档。

9、学院人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议,收集获得的文件材料要按照归档范围的规定,及时向档案部门归档。

10、各部门向档案室移交档案,必须填写移交清单一式两份,交接双方签字盖章。归档单位与档案室各一份分别保存。

第十二条  学院严格执行四参加制度,对科研成果、基建工程、设备开箱等进行鉴定、验收时,必须由档案部门人员参加。有关业务主管部门应会同档案部门对应归档的文件材料加以审查,签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项目,不予鉴定验收,不予上报成果。

第十三条  对于个人在其职务活动中形成的重要文件材料,学院档案部门可通过征集、代管等多种形式进行管理。对个人向本校档案部门捐赠档案的,学校应予以奖励。

第四章       经费、库房与配置

第十四条  学院综合档案室所需经费应列入学院年度经费预算,单独立项,专款专用。各部门应对用于保存归档文件所需的装具、设备在经费中给予支持,并为本部门档案管理人员提供必要的工作条件。
   
第十五条  学院应为档案室提供专用的、适应档案现代化管理、具有发展空间,符合档案管理要求的档案库房。库房应具有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防光(简称八防)等设施。存放声像等特殊载体档案,应设专门库房,并要有计划地为档案室配置库房温湿度监测与控制系统,防火、防盗报警系统等信息化管理的设备。要建立计算机档案管理网络系统,实现档案管理现代化同学院各项管理现代化同步发展。

第五章       档案信息资源的利用

第十六条  学院档案管理机构保管的档案均不对社会开放,部分档案实行控制管理,按规定积极开展档案利用工作。

第十七条  学院综合档案室应加强档案资料的编研工作,根据学院各项工作组的需要,积极有计划地整理、编辑各种汇编资料,如学院年鉴、校史、校志等,为学院教学、科研各项管理工作服务。

第十八条  学院综合档案室应提供档案利用指南和各种检索工具,最大限度地满足利用者的需要。逐步实现网上查询档案。

第六章      档案的鉴定和销毁

    第十九条  档案的鉴定、销毁应严格执行《新乡职业技术学院档案鉴定销毁制度》。

第七章  考核、奖励与处罚

第二十条  学院应建立档案检查、考核和评估制度,学院档案工作委员会对学院档案管理机构和各责任部门(单位)档案工作每两年进行一次考核,对于在年度归档工作中表现突出的集体和个人给予表彰和奖励。

第二十一条  对因玩忽职守造成档案损失的有关人员,根据情节轻重,依据《档案法》及有关规定,严肃处理。

第八章     

第二十二条  本办法由院档案工作委员会办公室负责解释。

第二十三条  本办法自发布之日起施行。 

上一条:新乡职业技术学院报告厅使用管理办法
下一条:新乡职业技术学院公文处理暂行办法
关闭窗口

关于我们 | 反馈留言 | 帮助信息

新乡职业技术学院院长办公室  地址:河南省新乡市小店工业园区经三路6号

联系电话:0373-3721111