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新乡职业技术学院公文处理暂行办法
2011-04-15 10:11   审核人:

新乡职业技术学院文件

 

新职院201156                  

 

新乡职业技术学院公文处理暂行办法

 

第一章     

    第一条  为使我院公文处理工作制度化、规范化、科学化,制定本办法。

第二条  学院公文是我院在教学、科研、管理和新校区建设过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法办学和进行公务活动的重要工具。

    第三条  公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

    第四条  公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全、保密。

    第五条  学院各部门、各单位应当高度重视公文处理工作,严格遵守本办法并加强对本部门公文处理工作的领导和检查。

    第六条  学院党政综合办公室是学院公文处理的管理部门,主管并指导全院公文处理工作。学院公文由党政综合办公室统一收发、登记、审批、分办、传递、催办、立卷、归档和销毁。

第二章  公文种类

    第七条  我院公文种类主要有:

    (一)决定:适用于对重要事项或重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

    (二)通告:适用于公布学院各有关方面应当遵守或周知的事项。

    (三)通知:适用于批转有关单位的公文,转发上级和不相隶属机关(部门)的公文,传达要求有关单位办理和需要周知或执行的事项,任免人员。

    (四)通报:适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。

    (五)报告:适用于向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见或建议,答复上级机关的询问。

    (六)请示:适用于向上级机关请求指示、批准。

    (七)批复:适用于答复有关单位的请示事项。

    (八)意见:适用于对重要问题提出见解和处理办法。

    (九)函:适用于平行或不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项等。

    (十)会议纪要:适用于记载、传达会议情况和议定事项。   

第三章  公文格式

    第八条  我院公文一般由发文标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。

    (一)发文标识应当使用发文单位全称或者规范化简称;联合行文,主办单位排列在前。

    (二)发文字号,包括机关代字、年份、序号,位于学院文头之下、横线中央之上。联合行文只标注主办单位发文字号。以学院名义发文由党政综合办公室统一编号;以各部门名义发文,由各部门自行编号。联合行文,只标明主办单位发文字号。

    (三)公文机关代字按不同情况分成三个层次:院字、院某字和某字。涉及全院性重要行政事项,用院字(新职院组〔年份〕×号、新职院〔年份〕×号);属学院某一方面行政工作的重要事项,用院某字(新职×〔年份〕×号),以上两个层次均以学院名义行文。以各部门名义行文,用某字(院×〔年份〕×号)。

    (四)上行文一般要标注签发人,标注于横线上方右侧。上行文发文字号标注于横线上方左侧。

    (五)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。

    (六)主送机关指公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范简称、统称。

    (七)公文如有附件,应当在正文之后、成文日期之前注明附件顺序和名称。附件一般与正文一起装订,并在附件左上角顶格标识附件字样,多个附件应标识序号。

    (八)公文除会议纪要和以电报形式发出的以外,应当加盖印章。联合上报的公文,由主办单位加盖印章。

    (九)成文日期以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。

   (十)公文如有附注(需要说明其他事项),应当加括号标注。

   (十一)抄送机关指除主送机关外需要执行知晓公文的其他机关,应使用全称或规范化简称、统称。

   (十二)公文的文字从左至右横写、横排,正文使用3号仿宋体,主标题使用2号宋体,副标题使用3号黑体。

   (十三)公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm)左侧装订。

第四章    行文规则

    第九条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请求和报告。

    第十条  “请示应当一文一事,并在附注处注明联系人的姓名和电话;一般只写一个主送单位,需要同时送其他单位的,应当用抄送形式。报告不行夹带请示事项。

    第十一条  学院各部门、各单位上报院领导阅知、阅示的公文,应送院党政综合办公室按规定程序统一处理。除特殊情况外,不得直接报送院领导阅批。其他单位主送我院且需领导阅示的公文,各部门、各单位收到后,须送党政综合办公室统一登记运转。

第五章  发文办理

第十二条  发文办理是指公文的制发过程,包括拟稿、部门审核、院办核稿、会签、签发、打印、校对、用印、分发、归档等程序。

    第十三条  学院内设机构除党政综合办公室外不得对外正式行文。党政综合办公室对外行文由办公室主任或副主任审签,报院长或分管院领导审核同意。

    第十四条  学院所属各部门、各单位的事务性工作,以处室(系部)函件形式处理。部门行文由各职能部门负责人或分管院领导签发,由部门编号,各部门自行负责分发并留存原稿和负责立卷归档。

    各部门以学院名义印发的公文,主办单位要将纸质文稿(包括会签、审签原稿)和定稿的电子文档同时交党政综合办公室存档。

    第十五条  学院公文一般由主办部门代拟文稿,经部门负责人核稿签字后连同所有附件送学院党政综合办公室进行文书处理;对涉及几个部门职责范围的文件,主办部门预先与有关部门协商、会签后再送院办。

第十六条  学院各类公文原稿首页须使用新乡职业技术学院发文稿纸,并填写清楚有关事项。凡经院领导签发的文件,应按签发日期登记、编号。

第六章    收文办理

    第十七条  收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等。

    第十八条  对于外来行政性公文,党政综合办公室负责签收、登记(各部门收到的重要公文,也应及时交办公室签收登记),并及时送交院办主任拟办。

    院办主任提出拟办意见后,呈送有关领导批示,并根据拟办意见和领导批示,分别送交有关部门办理。紧急公文,应当提出办理时限。

    院内各单位收到学院或有关部门分发的各类公文,应安排专人及时登记,并送交本单位负责人阅处,不得自行处理或随意丢放。

    第十九条  对于学院各部门、各单位的请示、报告等需要办理的公文,党政综合办公室应当进行审核。对符合本办法规定的公文,应及时提出拟办意见,送院领导批示或交有关部门办理。需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。对不符合本办法规定的公文,经党政综合办公室负责人批准后,可以退回呈报单位并说明理由。

    第二十条  承办部门收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的,应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的,应当及时退回交办的部门并说明理由。

    第二十一条  公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项,主办部门应当主动与有关部门协商;如有分歧,主办部门主要负责人要出面协调解决。

第七章    公文归档

    第二十二条  公文办理完毕后,应及时整理(立卷)、归档。个人不得保存应当归档的公文。

    以学院名义制发的公文,由院办将底稿和2份印制件整理归档;以部门名义制发的公文,由拟稿单位负责整理归档;部门联合制发的公文,由主办单位负责整理归档。

    第二十三条  归档范围内的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷),要保证归档公文的齐全、完整,能正确反映学院的主要工作情况,便于保管和利用。

    第二十四条  拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张必须符合存档要求。

第八章    公文管理

    第二十五条  公文由院党政综合办公室专职人员统一审核、用印、归档和销毁。

    第二十六条  各部门、各单位应当明确分管文秘工作的领导和负责文秘工作的人员,建立健全公文处理的有关制度。

    第二十七条  不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别并经院党政综合办公室负责人批准,可以销毁。

    第二十八条  销毁秘密公文应当到指定场所由两人以上监销,保证不丢失、不漏销。其中,销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。

    第二十九条  单位或部门合并时,全部公文应当随之合并管理。单位撤销时,需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。

    工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第九章    附则

    第三十条  本办法与上级有关规定不一致的,以上级规定为准。

    第三十一条  本办法由学院党政综合办公室负责解释,自发布之日起执行。

 

 

 

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