新乡职业技术学院文件
新职院〔2018〕66号
新乡职业技术学院公文处理办法
为了确保学院公文高效有序运转，本着精简文件数量，同时充分发挥职能部门管理效能的原则，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号），特制定本办法。
明确发文权限
1.学院发文从严控制，凡可通过会议、网络、电话等途径告知的或可由职能部门发文的，原则上不发学院党委或学院行政文件，文件印数应从严控制，力求精简高效。
2.党政综合办公室只负责学院党委文和行政文的印发，例如：向上级机关的请示、报告、总结；向平行的或不相隶属机关、单位接洽的公文；向学院范围内发布的制度、重要工作、方案、表彰和通报等文件。
3.其他各部门文件（包括部门业务职责范围内的工作计划、总结、活动安排、实施方案等）由各部门自行编号印发。
二、公文种类
根据中共中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》规定，结合我院实际，我院常用公文种类有：
（一）决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。
（二）通告：适用于公布学院各有关方面应当遵守或周知的事项。
（三）通知：适用于批转有关单位的公文，转发上级和不相隶属机关（部门）的公文，传达要求有关单位办理和需要周知或执行的事项，任免人员。
（四）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（五）报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问。
（六）请示：适用于向上级机关请求指示、批准。
（七）批复：适用于答复有关单位的请示事项。
（八）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（九）函：适用于平行或不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等。
（十）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。
凡学院各部门、院系或单位需要以党委或学院的名义正式行文，均应在上述范围内选定规范文种。
三、发文审批流程
1.确需以党委或学院的名义正式行文的，经文件起草部门负责人同意，分管院领导审核，由书记或院长签发，以上流程均在钉钉系统中进行，原则上不再接收纸质审批手续。
2.综合办印发的党委或行政文件如无特别要求，除存档外将不再印制纸质文件，电子文件由起草部门通过钉钉系统自行发布。
3.部门文件由部门拟稿，部门负责人审核，分管院领导签字同意后，自行编号印发。
4.文件内容由起草部门负责校对，凡内容中出现专业性、技术性错误的，由起草部门承担责任。
四、规范发文字号
（一）为规范并保持文件文号的统一，相关部门可参照以下发文字号编发部门文件：
1.组织部新职组〔201×〕×号
2.宣传部新职宣〔201×〕×号
3.纪委新职纪〔201×〕×号
4.党政综合办公室新职办〔201×〕×号
5.发展规划处新职发规〔201×〕×号
6.教务处新职教〔201×〕×号
7.学生处新职学〔201×〕×号
8.人事处新职人〔201×〕×号
9.财务处新职财〔201×〕×号
10.实训处新职训〔201×〕×号
11.招生就业处新职招就〔201×〕×号
12.保卫处新职保〔201×〕×号
13.科研处新职研〔201×〕×号
14.团委新职团〔201×〕×号
15.现代教育技术中心新职现教〔201×〕×号
16.培训鉴定中心新职培〔201×〕×号
17.中职管理部新职中〔201×〕×号
18.成教学院新职成〔201×〕×号
19.职教建设开发公司新职教发〔201×〕×号
（二）其他部门如有发文需要，可自行确定发文字号，并报党政综合办公室备案。
（三）各部门对自行发布的红头文件要妥善保管，于每年3月初统一将上一年度发布的文件交至综合档案室存档。
五、公文格式
公文的版式按照《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）国家标准执行。
主要参数如下：
公文用纸为A4型纸，四边距分别设置为：上边距37mm、下边距34mm、左边距28mm、右边距26mm。每页22行，每行28个字。
标题为2号小标宋简体字，正文为3号仿宋字。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1．”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。文中结构层次序号不得使用word中的自动序号，以免影响删改。文号和签发人为3号仿宋字，签发姓名为3号楷体字。
六、收文办理
（一）各部门收到的上级来文，由本部门负责处理。并于每年3月初统一将上年度上级来文原件交至综合档案室存档。
（二）收文由部门负责人审阅后，按照工作分工情况呈分管院领导，重要事项直接呈送书记或院长。各部门呈送的公文，由本部门负责催办，要做到紧急公文跟踪催办、重点公文重点催办、一般公文定期催办。
（三）机要文件由机要员负责办理，严格阅办程序，防止某个环节疏漏遗失机要文件，并要全程做好保密工作，及时归还省市机要部门。
本办法自发布之日起实施，《新乡职业技术学院公文处理暂行办法》（新职院〔2011〕56号）同时废止。
2018年5月23日
