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新乡职业技术学院公文处理办法
2018-05-23 15:29   审核人:

新乡职业技术学院文件

新职院〔2018〕66号


新乡职业技术学院公文处理办法

为了确保学院公文高效有序运转,本着精简文件数量,同时充分发挥职能部门管理效能的原则,根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号),特制定本办法。

  1. 明确发文权限

1.学院发文从严控制,凡可通过会议、网络、电话等途径告知的或可由职能部门发文的,原则上不发学院党委或学院行政文件,文件印数应从严控制,力求精简高效。

2.党政综合办公室只负责学院党委文和行政文的印发,例如:向上级机关的请示、报告、总结;向平行的或不相隶属机关、单位接洽的公文;向学院范围内发布的制度、重要工作、方案、表彰和通报等文件。

3.其他各部门文件(包括部门业务职责范围内的工作计划、总结、活动安排、实施方案等)由各部门自行编号印发。

二、公文种类

根据中共中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》规定,结合我院实际,我院常用公文种类有:

(一)决定:适用于对重要事项或重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

(二)通告:适用于公布学院各有关方面应当遵守或周知的事项。

(三)通知:适用于批转有关单位的公文,转发上级和不相隶属机关(部门)的公文,传达要求有关单位办理和需要周知或执行的事项,任免人员。

(四)通报:适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。

(五)报告:适用于向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见或建议,答复上级机关的询问。

(六)请示:适用于向上级机关请求指示、批准。

(七)批复:适用于答复有关单位的请示事项。

(八)意见:适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(九)函:适用于平行或不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项等。

(十)会议纪要:适用于记载、传达会议情况和议定事项。

凡学院各部门、院系或单位需要以党委或学院的名义正式行文,均应在上述范围内选定规范文种。

三、发文审批流程

1.确需以党委或学院的名义正式行文的,经文件起草部门负责人同意,分管院领导审核,由书记或院长签发,以上流程均在钉钉系统中进行,原则上不再接收纸质审批手续。

2.综合办印发的党委或行政文件如无特别要求,除存档外将不再印制纸质文件,电子文件由起草部门通过钉钉系统自行发布。

3.部门文件由部门拟稿,部门负责人审核,分管院领导签字同意后,自行编号印发。

4.文件内容由起草部门负责校对,凡内容中出现专业性、技术性错误的,由起草部门承担责任。

四、规范发文字号

(一)为规范并保持文件文号的统一,相关部门可参照以下发文字号编发部门文件:

1.组织部新职组201××号

2.宣传部新职宣201××号

3.纪委新职纪201××号

4.党政综合办公室新职办201××号

5.发展规划处新职发规201××号

6.教务处新职教201××号

7.学生处新职学201××号

8.人事处新职人201××号

9.财务处新职财201××号

10.实训处新职训201××号

11.招生就业处新职招就201××号

12.保卫处新职保201××号

13.科研处新职研201××号

14.团委新职团201××号

15.现代教育技术中心新职现教201××号

16.培训鉴定中心新职培201××号

17.中职管理部新职中201××号

18.成教学院新职成201××号

19.职教建设开发公司新职教发201××号

(二)其他部门如有发文需要,可自行确定发文字号,并报党政综合办公室备案。

(三)各部门对自行发布的红头文件要妥善保管,于每年3月初统一将上一年度发布的文件交至综合档案室存档。

五、公文格式

公文的版式按照《党政机关公文格式》(GB/T9704—2012)国家标准执行。

主要参数如下:

公文用纸为A4型纸,四边距分别设置为:上边距37mm、下边距34mm、左边距28mm、右边距26mm。每页22行,每行28个字。

标题为2号小标宋简体字,正文为3号仿宋字。文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。文中结构层次序号不得使用word中的自动序号,以免影响删改。文号和签发人为3号仿宋字,签发姓名为3号楷体字。

六、收文办理

(一)各部门收到的上级来文,由本部门负责处理。并于每年3月初统一将上年度上级来文原件交至综合档案室存档。

(二)收文由部门负责人审阅后,按照工作分工情况呈分管院领导,重要事项直接呈送书记或院长。各部门呈送的公文,由本部门负责催办,要做到紧急公文跟踪催办、重点公文重点催办、一般公文定期催办。

(三)机要文件由机要员负责办理,严格阅办程序,防止某个环节疏漏遗失机要文件,并要全程做好保密工作,及时归还省市机要部门。

本办法自发布之日起实施,《新乡职业技术学院公文处理暂行办法》(新职院〔2011〕56号)同时废止。

2018年5月23日

新乡职业技术学院2018年5月23日印发

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